Joliment bucolique, cette métaphore végétale, créée par le personnel de la B.P.I. (Bibliothèque Publique d’Information), désigne l’opération qui consiste à retirer des documents de nos collections.
C’est une action qui fait partie intégrante de notre métier de bibliothécaire ou de discothécaire ; en effet éliminer un document doit être un geste aussi naturel que celui d’acheter, ceci malgré nos réticences ou les résistances que nous pouvons rencontrer !
Pourquoi ?
La mise en valeur des collections
Le désherbage permet aux médiathèques publiques de remplir pleinement leur mission, à savoir proposer des collections « vivantes » et régulièrement actualisées. A moins d’être des bibliothèques patrimoniales, reconnues comme telles, elles n’ont pas de mission de conservation. Elles se doivent de mettre à la disposition du public des documents attrayants et en bon état. C’est donc une opération indispensable qui permet de valoriser les fonds existants.
Une politique documentaire
Le désherbage est partie prenante d’une politique documentaire globale ; il repose sur un diagnostic précis des collections dans les différents genres ou catégories (livres, disques etc.) afin de préserver un équilibre et une bonne représentativité des collections.
Il vise en outre à libérer régulièrement de la place, à rendre plus visibles les fonds, à faciliter le repérage et le choix.
A noter que c’est une pratique plus faible, pour l’instant, en secteur musique car les disques compacts ont fait leur apparition dans les années 80 ; les collections sont donc relativement récentes et le manque de place dans les bacs commence à peine à se faire ressentir.
Si l’on considère que toute collection est comparable à un organisme vivant, le désherbage fait partie du circuit du document, de quelque nature qu’il soit.
Quels critères adopter ?
-
Quels critères adopter ?
L’état physique du document
Le premier critère sera celui de l’état physique du document, qu’il s’agisse d’un livre ou d’un disque compact : jaquettes ou livrets abîmés, livres déchirés, disques rayés etc. Dans tous ces cas-là, les documents doivent être pilonnés. Ils ne sont plus bons pour personne. En outre, mettre à la disposition du public des collections en mauvais état physique n’incite pas l’usager à prendre soin des collections offertes.
Attention, dans le cas où seul le disque est abîmé, il peut être préférable de le faire réparer et non de le pilonner ! En effet la spécificité du marché de l’édition phonographique accélère la rotation des titres, certains titres ne pourront donc pas être rachetés faute de réédition.
Le problème de boîtiers cassés ne rentre pas en ligne de compte ici car ils doivent être changés régulièrement, lors du retour de prêt.
L’obsolescence des contenus
Pour les livres, et notamment en matière documentaire, il est indispensable d’offrir au public des collections régulièrement actualisées au risque de fournir des informations erronées ou dépassées. Mais en matière de littérature, certains auteurs ne sont plus au goût du jour et encombrent inutilement les rayonnages. Attention, il ne s’agit pas de « classiques » mais bien d’auteurs tombés en désuétude que des bibliothèques à vocation patrimoniale conserveront.Pour les disques compacts, les phénomènes de modes qui induisent les changements de goûts des usagers, n’affectent pas forcément la valeur de l’œuvre et certains enregistrements, à l’instar des « classiques » de la littérature sont des valeurs de référence. N’hésitez pas à vous faire aider dans vos opérations de tri.
La redondance
Si les collections sont importantes et que le catalogue est informatisé, il est intéressant de tirer la liste des documents en plusieurs exemplaires. Et s’il s’avère que ces exemplaires ne sont pas suffisamment sortis (à définir avec l’équipe), par exemple dans les 12 mois précédents, on peut décider de n’en garder qu’un seul exemplaire. Les documents retirés, à condition qu’ils soient en parfait état pourront alors faire l’objet d’un don ou d’un échange avec d’autres bibliothèques.L’usage
Au bout d’un certain temps, certains documents ne sortent plus. Phénomène d’usure, absence de visibilité ; on peut tenter de les remettre à l’honneur à l’occasion d’une animation ou autre mais c’est aussi parfois le signe que l’intérêt du public a faibli voire disparu. Le nombre de prêts consentis dans les dernières années peut donc constituer un signal mais… ce critère de sortie des documents est à manier avec beaucoup de précaution car le seul fait qu’une œuvre ne rencontre aucun succès auprès du public ne devrait pas suffire pas à l’exclure si sa valeur et son actualité restent avérées. Dans un souci d’équilibre des collections, de qualité de l’offre avec des valeurs de référence, certains documents constituent l’ossature et la richesse de certains secteurs, qu’il s’agisse de livres comme de disques compacts ou autres.La méthode IOUPI pour les livres
Cette méthode de désherbage des collections a été mise en place par la B.P.I. (Bibliothèque Publique d’Information du Centre Georges Pompidou). Elle est tout à fait adaptable dans les bibliothèques moyennes et peut constituer une aide à la décision. Elle a le mérite de proposer un cadre précis et de poser de bonnes questions, sans état d’âme.Chaque livre est examiné selon plusieurs critères :
- → Le nombre d’années écoulées depuis la date du dépôt légal. L’âge limite du livre varie selon les domaines. Ce critère est donc défini en équipe selon chaque domaine (grandes classes Dewey, romans, poésie, albums...) Par exemple : un document sur l’informatique peut être périmé rapidement.
- → Le nombre d’années écoulées sans prêt. En général, le nombre d’années sans prêt est fixé à 3 ans. Cette durée peut varier selon les domaines. Ce critère est donc défini en équipe selon chaque domaine (grandes classes Dewey, romans, poésie, albums...). Par exemple : un recueil de poésie qui n’a pas été emprunté depuis plus de 3 ans n’est pas pour autant désherbé.
- → La présence de facteurs négatifs :
- I = incorrect, fausse information
- O = ordinaire, superficiel, médiocre
- U = usé, détérioré, laid
- P = périmé
- I = inadéquat, ne correspond pas au public
Ces critères permettent d’obtenir le cadre d’une instruction :Exemple : Si un livre sur l’informatique a pour instruction d’élimination 10 / 5 / UP cela signifie que :
10 : ce livre a plus de 10 ans ; 5 : ce livre n’est pas sorti pendant les 5 dernières années ; UP : il a 2 facteurs négatifs, il est usé et périmé.
► Décision : il sera détruit !
Quand et comment?
-
Quand?
Le désherbage est systématiquement pratiqué lors d’événements précis de la vie de la bibliothèque tels l’informatisation du fonds ou le déménagement de la bibliothèque. Mais, au vu des critères énoncés, il est recommandé de le pratiquer régulièrement ; il fait partie de la gestion régulière des collections et s’inscrit dans leur politique de renouvellement. C’est pourquoi l’ensemble des membres de l’équipe doit en comprendre la logique et l’absolue nécessité.Comment?
Une réflexion préalable
Lorsqu’une opération de désherbage des collections est programmée, l’ensemble des critères doit être listé et explicité, tant aux membres de l’équipe de gestion de la bibliothèque qu’aux membres de l’équipe municipale qui doivent être informés des opérations menées, en comprendre également les raisons et avoir confiance dans le professionnalisme de l’opération initiée.Un tri à faire
Lors de cette opération de tri, certaines décisions doivent être prises :- certains seront tout simplement pilonnés ;
- certains documents devront être rachetés, à défaut devront être réparés (dans le cas où l’on veuille garder un titre qui n’est pas réédité) ;
- certains pourront être donnés à d’autres : des bibliothèques du réseau, la Banque régionale du livre (en fonction de leurs programmes annuels), ou des associations à caractère humanitaire. Dans ces cas là, le document poursuit sa vie au bénéfice d’autres…
L’aspect juridique et technique
Les documents de la bibliothèque étant propriété de l’autorité tutélaire, certaines démarches administratives sont obligatoires. Le désherbage ou élimination doit se conformer aux règles de désaffection et d’aliénation du Code des Communes (art.L22-20). Les documents désherbés sont retirés des collections : ils sont alors considérés comme désaffectés et peuvent à ce titre être pilonnés et/ou redistribués ; ils ne doivent plus faire apparaître de marque de propriété (tampon de la bibliothèque).
L’opération de désherbage doit être entérinée par une délibération municipale. Vous trouverez en annexe de ce document un exemple de délibération.Le soin apporté à la rédaction de ce document permettra aux élus de prendre conscience du processus de vie et de mort des documents et de la nécessité de veiller à l’actualisation des collections.
Le Conseil municipal, après délibération, donnera au responsable de la bibliothèque une autorisation de principe pour procéder à une politique de régulation des collections et à l’élimination et/ou redistribution de certains documents. Une liste des documents concernés devra être systématiquement établie, pouvant être fournie à la demande.
Sur un plan purement pratique, il est indispensable de sortir des collections les documents pilonnés ou donnés (de l’inventaire ou du catalogue informatisé de la bibliothèque) et d’apposer sur le document la mention « sorti de l’inventaire », pour cela un tampon peut s’avérer grandement utile.
Pour les pilons, il est recommandé de mettre les documents dans un sac plastique opaque et les amener à la déchetterie. En effet, cette pratique, si elle n’est pas explicitée, risque d’engendrer hostilité, colère ou incompréhension.
L'aide du S.L.L.
-
L'aide du S.L.L.
Le personnel du S.L.L. peut venir vous aider, sur place, dans votre bibliothèque, à mener à bien cette tâche. Il vous faut pour cela prendre rendez-vous. (Voir « A la demande »).Sachez enfin qu’une fois le désherbage effectué, le S.L.L. peut vous prêter des documents en P.L.D. (Prêts Longue Durée) afin de pallier momentanément les lacunes de vos fonds et ainsi rééquilibrer vos collections.